Manajemen Perkantoran : Catatan Kantor

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1       PENGERTIAN CATATAN KANTOR

                   Pada dasarnya  setiap perusahaan memiliki lingkungan mikro atau stakeholders (seperti konsumen ,pemilik, karyawan, suplier,  aturan pemerintah dan masyarakat setempat ) , dimana setiap terjadi perusahaan pada lingkungan mikro akan berpengaruh langsung terhadapa tujuan perusahaan  dan cara-cara untuk menyampaikan tujuan tersebut. Di samping itu kantor juga dipengaruhi  oleh lingkungan makro  (politik, ekonomi, sosial, budaya, pertahanan dan keamanan ) yang selalu berubah-ubah dan kondisinya tidak dapat diprediksi  untuk setiap waktu. Perubahan yang terjadi pada lingkungan makro  dapat menimbulkan ancaman atau peluang yang tidak dapat dihindari  oleh kantor sehingga kantor harus mengantisipasi perubahan tersebut untuk mempersiapkan dir guna menghadapi perubahan-perubahan tersebut.

Setiap subsistem dalam organisasi saling berinteraksi ,bekerja sama, berkoordinasi dan menghasilkan sinergi untuk mencapai tujuan individu, kelompok ,dan organisasi. Untuk mengolah input menjadi output,setiap perusahaan harus melaksanakan fungsi manajemen pada setiap fungsi operasional perusahaan.

Kerjasama yang terjalin baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya guna mencapai tujuan organisasi yang bersangkutan. Agar kerja sama dan koordinasi dapat dilakukan dengan baik maka diperlukan komunikaasi. Menurut sedarmayanti (2001:26) dalam arti luas komunikasi dalah proses penyampaian pendapat, pesan, atau lambang yang mengandung pengertian bagi antar perorangan atau golongan.

Salah satu bentuk komunikasi yang digunakan oleh perusahaan adalah dengan cara tertulis atau di sebut dengan  catatan kantor /office records. Menurut Ida Nuraida (2008:47) catatan kantor adalah dokumen tertulis yang mengandung data atau fakta mengenai kejadian tertentu yang menyangkut Peusahaan .Kejadian tersebut direkam dalam catatan kantor yang sangat diperlukan dalam setiap tahap kegiatan perusahaan untuk membantu proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan.

2.2       BENTUK CATATAN KANTOR

Kantor membutuhkan media sebagai komunikasi baik antar internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Bentuk catatan kantor ada bermacam-macam , tetapi terdapat tiga bentuk utama dari catatan kantor yang memerlukan perhatian penuh dari seorang manajer kantor, yaitu formulir, surat dan laporan.

1.      Formulir

             Formulir menurut Sri Endang R,dkk (2014: 60) adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap , dan ada beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap. Sedangkan menurut Ida Nuraida (2008:49) merupakan alat utama untuk penyampaian informasi kantor dalam bentuk standar dan repetitif atau berualang-ulang yang berguna dalam pengambilan keputusan. Hal ini berguna untuk mempermudah dan mempercepat pegawai dalam pengumpulan informasi. Formulir merupakan bagian terbesar dari catatan kantor  karena frekuensi penggunaan formulir paling banyak digunakan setiap kantor.

             Formulir dibuat karena adanya permintaan yang banyak dan seragam terhadap infromasi tertentu, sehingga data dibuat secara berulang kali dan tentu saja ini tidak efektif dan efisien jika dilakukan terus menerus. Untuk itu diperlukan adanya formulir.

a.       Keuntungan membuat formulir

Beberapa keuntungan dari adanya formulir adalah sebagai berikut :

1)      Menghemat waktu ,tenaga dalam hal pemulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas.

2)      Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3)      Adanya keseragaman sehingga mengurangi terjadinya penyimpangan.

4)      Mengurangi kegiatan fotokopi.

b.      Fungsi formulir

Adapun fungsi formulir dalah sebgaia berikut :

1)      Mencari suatu keterangan tertentu

2)      Menghimpun data yang sama.

3)      Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian berbeda.

4)      Sebagai bukti fisik

5)      Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja.

c.       Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir.

Dalam membuat formulir juga harus dilakukan dengan baik. Hal-hal yang perlu diperhatiakan yaitu :

1)      Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas.

2)      Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir karena tidak semua informasi harus dibuatkan formulir.

3)      Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4)      Informasi tersusun dengan rapi, logis, dan praktis.

5)      Formulir dibuat secara sederhana

6)      Perlu disediakan ruang kosong yang cukup untuk bagian yang akan diisi informasi

7)      Harus ada judul nama formulir

8)      Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9)      Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10)  Perancangan desain formulir harus dilakukan dengan sebaik mungkin dan direncakanakan secara matang.

2.      Surat atau korespondensi

             Komunikasi yang ditujukan untuk sesama pegawai atau relasi bisnis dapat dilakukan secara langsung dan tertulis. Komunikasi dalam bentuk tulisan inilah yang sering disebut surat. Menurut Sri Endang R, dkk (2014:57) surat adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Korespondensi berisi informasi yang urutan pemakaiannya terbanyak kedua setelah formulir. Umumnya korespondensi berisi surat-surat  dan memorandum-memorandum. Fungsi memorandum menyangkut pekerjaan dikte, pengetikan, dan penyampaian informasi. Bahan-bahan korespondensi merupakan dasar pengambilan keputusan  yang penting dalam perusahaan. Korespondensi menyita tenaga dan biaya yang cukup besar. Jika kantor terdiri dari bagian-bagian yang terpisah dengan jumlah pegawai ratusan, maka bijaksana jika mendirikan suatu unit sentral yang mengendalikan korespondensi masuk dan keluar.

             Surat merupakan produk atau hasil dari adanya komunikasi, pengetikan, penggandaan, dan pengiriman. Dalam melakukan komunikasi dengan para relasi, selain dilakukan secara langsung, juga dilakukan secara tertulis. Bahkan terkadang komunikasi yang dilakukan secara langsung/lisan harus juga dituangkan secara tertulis. Contohnya sekretaris mencatat hal-hal penting yang dibicarakan dalam rapat (membuat notula). Hal ini dilakukan karena surat mempunyai kegunaan yang sangat banyak untuk kepentingan organisasi. Kegunaan surat antara lain sebagai berikut :

a.       Alat komunikasi secara tertulis

b.      Alat bukti pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

c.       Bukti tertulis yang sangat otentik

d.      Dapat menjadi nilai historis

e.       Sebagai duta organisasi

f.       Dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan.

Untuk membuat dan menghasilkan surat yang baik, surat harus dibuat dengan memperhatikan hal-hal berikut ini :

a.       Gunakan kertas yang baik dan sesuai dengan standar persuratan, yaitu kertas HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan kerta HVS ukuran folio (F4) unuk lembaga pemerintahan.

b.      Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat terstruktur dan bentuk surat yang dipilih.

c.       Bahasa surat harus dibuat dengan baik, jelas, lugas, dan padat sesuai dengan jenis-jenis surat.

d.      Gunakan Bahasa Indonesia yang baik dan benar untuk surat bahasa indonesia, dan bahasa Inggris dengan grammar yang baik untuk surat bahasa inggris.

            Pusat pengendalian mengerjakan saat pengecapan surat yang diterima, pembacaan isi surat secara cepat, routing (penyampain secara terencana), memperbanyak atau mengcopy dan memenuhi hal-hal yang diminta dalam surat tersebut. Dengan pengendalian  dan pertanggungjawaban seperti diatas , maka korespondensi berjalan dari mall room menuju pejabat-pejabat yang berkepentingan.

3.      Laporan

             Menurut Sri Endang R, dkk (2014: 57) Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, baik secara lisan maupun tertulis, dari bawahan kepada atasan mengenai kegiatan yang merupakan tugas dan tanggung jawab seseorang atau sekelompok orang. Laporan termasuk hasil dari pekerjaan kantor karena didalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemerikasaan, pengetikan, dan pengelolaan data.

             Laporan merupakan produk pekerjaan kantor yang sangat diperlukan karena laporan mempunyai fungsi dan kegunaan yang penting untuk organisasi. Pembuatan laporan bertujuan menyampaikan informasi dari manajer untuk tujuan pengelolaan perusahaan dan menyediakan fakta-fakta penting  kepada bagian-bagian perusahaan agar melaksanakan pekerjaan dengan baik. Laporan merupakan tujuan akhir  dari setiap sistem pemrosesan informasi,karena laporan merupakan kesimpulan dari semua data yang telah dikumpulakan dan diproses perusahaan . laporan juga merupakan informasi umpan balik(information feed-back) yang emnajdi dasar penentuan kebijakan dan pengambilan keputusan. Laporan diperlukan untuk mengukur hasil kegiatanan , keefektifitas kebijakan  dan hasil pelaksanaan pencapaian tujuan. Laporan menyediakan bahan-bahan guna keperluan pengambilan keputusan pada semua tingkat organisasi.  Agar suatu laporan efektif, maka laporan tersebut harus lengkap, jelas, dan up to date.

a.       Fungsi laporan

1)      Bahan pertanggungjawaban

2)      Alat penyampaian informasi

3)      Alat pengawasan

4)      Bahan penilaian

5)      Bahan pengambilan keputusan

b.      Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan

Seperti halnya surat, dalam membuat laporan pun harus dilakukan sebaik mungkin dengan memperhatikan hal-hal berikut :

1)      Laporan yang dibuat harus jelas dan cermat

2)      Laporan harus mengandung kebenanaran dan objektivitas

3)      Laporan harus lengkap

4)      Laporan harus tegas dan konsisten

5)      Laporan menegnai sasaran

6)      Laporan harus disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat

7)      Laporan sebaiknya disertai dengan saran-saran

8)      Dibuat tepat waktu

c.       Jenis-jenis laporan

Laporan banyak sekali jenisnya. Laporan dapat dibagi berdasarkan waktu, bentuk, penyampaian, sifat, dan isinya. Menurut Sri  Endang R,dkk (2014:58)  jenis-jenis laporan ada 5 yaitu :.

1)      Laporan berdasarkan waktu

a)      Laporan berkala/periodik ,yaitu laoran yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu( laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan )

b)      Laporan insidental, yaitu laporan yang dibuat jika diperlukan.

2)      Laporan berdasarkan bentuk

a)      Laoran berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya anatar satu sampai empat halaman.

Contoh : laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah.

b)      Laporan berbentuk naskah, yaitu laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang.

Contoh : laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat

c)      Laporan berbentuk memo, yaitu laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isis laporan pendek , untuk keperluan internal, dan dilakukan antarpejabat/pimpinan.

3)      Laporan berdasarkan penyampaian

a)      Laporan lisan, yaitu laporan yang disampaikan secara langsung

b)      Laporan tertulis, yaitu laporan yang disampaikan secara tertulis. Contoh : surat, naskah, dan memo.

c)      Laporan visual ,yaitu laporan yang disampaikan melalui penglihatan. Contoh : laporan yang disampaikan dengan menggunakan media presentasi (power point)

4)      Laporan berdasarkan sifat

a)      Laporan biasa, yaitu laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia sehingga jika laporan terbaca oleh orang lain tidak akan menimbulkan dampak yang negatif.

b)      Laporan penting, yaitu laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

5)      Laporan berdasarkan isinya

a)      Laporan informastif, yaitu laporan yang hanya berisi informasi saja.

b)      Laporan rekomendasi ,yaitu laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut.

c)      Laporan analisis, yaitu laporan yang berisi hasil analisis secara mendalam.

d)     Laporan kelayakan , yaitu laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan hal yang terbaik

e)      Laporan pertanggungjawaban, yaitu laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang  atau kelompok kepada atasa yang memberi tugas tersebut.

d.      Langkah-langkah membuat laporan

Berikut ini adalah langkah-langkah yang harus dilakukan untuk membuat laporan :

1)      Menentukan permasalahan yang akan dilaporkan

2)      Mengumpulkan bahan, data, dan fakta

3)      Mengklasifikasikan data

4)      Mengevaluasi dan mengolah data.

5)      Membuat kerangka laporan.

Kerangka laporan terdiri dari :

a)      Pendahuluan, berisi:

-          Maksud dan tujuan dari laporan

-          Masalah pokok yang dilaporkan dan

-          Sistematika laporan

b)      Batang tubuh, berisi:

-          Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

-          Keseuaian pelaksanaan dengan perencanaan

-          Masalah yang terjadi dan

-          Pembahsan masalah

c)      Penutup, berisi :

-          Kesimpulan dan saran

d)     Lampiran pendukung/portofolio